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MANDATS / COMPLIANCE
Cette solution permet de gérer les
dossiers clients en tenant compte des principales
recommandations et réglementations
concernant le blanchiment de l’argent
(LBA ou analogues).
Ce programme peut être intégré
avec les autres modules de CONCEPT Trustee
et notamment avec la
GESTION DES ENTITES,
la gestion de portefeuilles, la comptabilité
titres et la comptabilité financière.
Ce module se compose de trois parties :
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Informations
concernant les contrats de mandats 
Une base de données permet de conserver
toutes les informations relatives aux mandats :
- Historique de la relation et des événements
qui ont marqués la relation avec le client.
- Arrière plan économique du client.
- Gestion de la documentation et des actions à effectuer
ou effectuées.
- Activités couvertes par le client.
- Gestion des personnes physiques (Ayant-droits économiques,
cocontractants, mandants, représentants, intermédiaires,
etc.) et des liaisons avec des entités (fondations,
trusts, sociétés, etc.).
- Gestion des personnes physiques liées indirectement
au mandat (introducer).
- Assujettissement du mandat à la LBA.
Pour toutes ces informations, un historique non
modifiable est conservé.
Procédures
de travail et de décisions
Il est possible de paramétrer le programme
en fonction des procédures internes et de
l’organisation de votre société
:
- Procédures et critères d’acceptation
des mandats.
- Circulation de l’information et notamment
des messages internes.
- Procédure d’envoi automatique
de message ou d’alarme lors de détection
d’anomalies par le système.
- Paramétrage des actions à effectuer
par le système lors des procédures
automatiques (Par exemple : la détection
d’un montant insolite, d’un homme
politique par le système peut provoquer
la suspension automatique du mandat, envoie un
message au compliance officer, et/ou aux responsables
désignés à cet effet, etc.).
- Gestion des documents indispensables à
l’acceptation préalable du mandat
et ultérieurement à sa gestion.
- Gestion des actions préliminaires à
effectuer dans le cadre de l’acceptation
du mandat puis de son exécution.
- Gestion hiérarchique des états
du mandat (actif, suspendu, résilié,
dénoncé).
- Gestion des décisions possibles en fonction
de l’état d’un mandat.
- Gestion hiérarchique des décideurs
en fonction de l’état d’un
mandat.
Fonction
de contrôles et de conformités
Dans cette partie, il est possible de définir
des paramètres et des procédures de
contrôles :
- Critères, périodicité et
procédures de réévaluation
du mandat.
- Limites de montant ou de volume pour la détection
des opérations insolites.
- Détection de transactions ou de groupe
de transactions insolites.
- Procédure pour tester l’absence
de documents indispensables ou obligatoires (copie
de passeport, lettres de références,
attestation de résidence, etc).
- Procédure d’appréciation/détermination
du risque :
- Deux résultats disponibles :Risque
moyen pondéré et risque absolu.
Ces chiffres sont définis en tenant compte
de tous les éléments suivants
:
- risques liés à tous les
pays impliqués dans le mandat
- risques liés aux personnes physiques
impliquées directement dans le mandat
- risques liés à la présence
d’hommes ou de femmes politiques
- risques liés aux entités
liées au mandat
- etc.
De plus, le système inclus une gestion centralisée
des personnes physiques. Ce fichier comprend de
très nombreuses informations notamment en
ce qui concerne l’identité, les contacts,
les différents domiciles, nationalités,
risques ainsi qu’une gestion des documents
scannés (copies de passeports, signatures,
références, etc).
Sa piste d'audit vous permet :
- de contrôler aisément toutes les créations, modifications, suppressions, impressions et interrogations effectuées par les utilisateurs.
- reconstituer les séquences d'événements ayant abouti à un résultat.
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